Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Assistia AS samler inn og behandler personopplysninger om kandidater, ansatte, kunder, leverandører og besøkende på våre nettsider.
1. Behandlingsansvarlig
Assistia AS (org.nr. 935 562 325), Sivert Nielsens gate 36, 8007 Bodø, er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne erklæringen.
Kontaktperson for personvern: Tore Håkonsen, daglig leder – tore@assistia.as – Tlf: +47 977 18 777.
2. Hvilke opplysninger vi behandler
2.1 Kandidater og ansatte
- Identifikasjon og kontakt: navn, adresse, e‑post, telefon, fødselsdato.
- Kompetanse og erfaring: CV, utdanning, sertifikater, kurs, språk, referanser.
- Bakgrunnskrav: politiattest der det er påkrevd.
- Ansettelsesdata: kontrakter, lønns- og fraværsopplysninger, timelister, stillingshistorikk.
- Kommunikasjon: e‑postutveksling og notater fra prosesser.
2.2 Kunder og leverandører
- Kontaktinfo: navn, e‑post, telefon, stilling/rolle.
- Avtale- og transaksjonsopplysninger.
- Kommunikasjon og supporthenvendelser.
2.3 Nettside og cookies
- Tekniske logger (IP, nettleser, enhet) for drift og sikkerhet.
- Skjemaer du sender inn via nettsiden.
3. Formål med behandlingen
- Bemanning og rekruttering: vurdere kandidater, gjennomføre intervjuer og oppdrag.
- HR og lønn: administrere ansettelsesforhold og oppfylle lovkrav.
- Kundeservice og salg: følge opp forespørsler, levere tjenester og håndtere avtaler.
- Drift og sikkerhet: IT‑sikkerhet, forebygging av misbruk og feilretting.
- Regnskapsføring og revisjon: oppfylle bokførings- og rapporteringsplikt.
4. Rettslig grunnlag
- Avtale (GDPR art. 6(1)(b)) – når behandling er nødvendig for å gjennomføre en avtale eller for å forberede en avtale med deg.
- Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6(1)(c)) – f.eks. arbeidsmiljølov, bokføringslov, skatte- og rapporteringskrav.
- Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f)) – f.eks. sikkerhet, kvalitetssikring og effektiv drift. Vi gjør interesseavveiing ved behov.
- Samtykke (GDPR art. 6(1)(a)) – der vi ber om samtykke, f.eks. for å lagre CV lenger enn en rekrutteringsrunde. Du kan alltid trekke samtykke tilbake.
5. Lagringstid
- Kandidatdata: slettes normalt innen 12 måneder etter fullført prosess hvis det ikke blir ansettelse, med mindre du samtykker til videre lagring.
- Ansattdata: lagres så lenge ansettelsesforholdet består og i henhold til lovkrav etter avslutning.
- Kundedata og regnskapsmateriale: lagres i tråd med bokføringsloven (minimum 5 år).
- Tekniske logger: lagres i en begrenset periode for sikkerhet og feilretting.
6. Mottakere og deling
Vi deler personopplysninger kun når det er nødvendig og lovlig:
- Kunder som vurderer aktuelle kandidater (etter behov-til-behov-prinsippet).
- Lønn- og regnskapstjenester.
- Myndigheter når vi er rettslig forpliktet (f.eks. Skatteetaten, Arbeidstilsynet).
- IT‑leverandører/databehandlere for drift av systemer (med databehandleravtale).
7. Overføring utenfor EØS
Hvis personopplysninger overføres utenfor EØS, sikrer vi overføringen med lovlige mekanismer, typisk EU Standard Contractual Clauses (SCC). Informasjon om aktuelle overføringer kan gis ved forespørsel.
8. Dine rettigheter
Du har rett til å be om:
- Innsyn i opplysninger vi har om deg
- Rettelse av uriktige opplysninger
- Sletting i bestemte situasjoner
- Begrensning av behandling
- Dataportabilitet (overføring av data)
- Å protestere mot behandling basert på berettiget interesse
Hvis behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke dette tilbake når som helst. For å utøve rettigheter: kontakt tore@assistia.as. Du kan også klage til Datatilsynet.
9. Informasjonssikkerhet
- Tilgangsstyring og rolletilgang.
- Kryptering og sikre overføringer der det er relevant.
- Regelmessig opplæring i personvern og datasikkerhet.
- Databehandleravtaler med leverandører som behandler data på våre vegne.
10. Informasjonskapsler (cookies)
Vi bruker kun nødvendige cookies for drift og sikkerhet. Hvis vi senere tar i bruk analyse- eller markedsføringscookies, vil vi oppdatere erklæringen, be om samtykke og gi informasjon om formål, varighet og mottakere.
11. Endringer i erklæringen
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer i behandling eller regelverk. Ny versjon publiseres på denne siden med oppdatert dato.
Sist oppdatert: 2025-08-21
