← Tilbake

Bruksvilkår for Assistia-portalen

Versjon 1.1 · gjelder fra 25. august 2026 · Assistia AS

Disse vilkårene gjelder for alle som logger inn i Assistia-portalen — både ansatte i Assistia og ansatte hos barnehagene vi leverer til. Ved å bekrefte vilkårene inngår du en avtale med Assistia AS om hvordan portalen skal brukes.

1. Kontoen din er personlig

Du logger inn med din egen e-postadresse. Innloggingslenken og engangskoden du får på e-post gjelder bare deg, og skal ikke deles med andre. Bruker noen andre kontoen din, si fra til oss med en gang.

Deler flere personer i samme barnehage én konto, ser vi ikke hvem som faktisk gjorde hva. Da svekkes både sporbarheten og personvernet. Trenger dere flere brukere, gir vi dere det — bare si fra.

2. Hva portalen skal brukes til

Portalen brukes til å bestille vikarer, tilby og tildele vakter, følge opp oppdrag og fravær, føre og godkjenne timer, håndtere avtaler og dokumenter, og se informasjon som gjelder ditt eget arbeidsforhold eller din egen barnehage. Den skal ikke brukes til noe annet.

3. Taushetsplikt og opplysninger om barn

Alle som jobber i barnehage har taushetsplikt. Portalen er ikke laget for opplysninger om enkeltbarn, og slike opplysninger skal ikke skrives inn i bestillinger, kommentarer, notater eller filer du laster opp. Trenger du å begrunne et vikarbehov, hold det på nivået «behov for ekstra bemanning på avdelingen» — ikke noe om det enkelte barnet.

Det samme gjelder helseopplysninger om kolleger og vikarer.

4. Det du legger inn

Du er ansvarlig for at det du skriver eller laster opp er riktig, og at du har lov til å dele det. Vaktplaner du laster opp blir lest maskinelt for å hente ut datoer, tider og avdelinger.

Ikke skriv inn diagnose, symptomer, opplysninger om enkeltbarn eller andre sensitive opplysninger i fritekstfelt eller vedlegg. Dersom vi likevel mottar slike opplysninger, kan vi sperre tilgangen til dem eller slette dem når de ikke er nødvendige å behandle.

5. Informasjon du får se om andre

Portalen viser deg opplysninger om andre mennesker — for eksempel navn, kontaktopplysninger, arbeidssted, arbeidstid og kompetanse. Dette er arbeidsopplysninger du trenger for jobben din. De skal ikke deles videre, legges ut på sosiale medier eller brukes til noe annet enn å drifte bemanningen.

6. Tilbud og ledige vakter

Et tilbud om en bestemt vakt kan ha en svarfrist og kan bli trukket tilbake eller erstattet før du har akseptert det. Når du aksepterer et tilbud som fortsatt er åpent, er svaret bindende.

Når en vakt publiseres under Ledige vakter, kontrollerer systemet automatisk om du oppfyller kravene til vakten. Blant annet kontrolleres onboardingstatus, nødvendig kompetanse, kontrollert politiattest, tilgjengelighet og fravær, overlapp med andre vakter og aktuelle arbeidstidsgrenser. Den første kvalifiserte vikaren som trykker at hen tar vakten, blir automatisk tildelt den. Tildelingen er bindende.

Mener du at en automatisk avvisning eller tildeling bygger på feil opplysninger, kan du kontakte Assistia og be om manuell kontroll.

7. Endringer og tilgjengelighet

Vi utvikler portalen løpende. Vi kan endre eller fjerne funksjoner, og det vil av og til være korte avbrudd. Portalen inneholder dokumenter og historikk som Assistia oppbevarer etter reglene i personvernerklæringen. Du bør likevel laste ned kopier du selv trenger å ha tilgjengelig.

8. Når tilgangen stenges

Tilgangen din stenges når arbeidsforholdet eller avtalen mellom Assistia og barnehagen tar slutt. Vi kan også stenge tilgangen umiddelbart ved misbruk, brudd på taushetsplikten eller brudd på disse vilkårene.

9. Endringer i vilkårene

Endrer vi vilkårene, får du et nytt versjonsnummer opp neste gang du åpner portalen, og må bekrefte på nytt. Vi tar vare på hvilken versjon du har bekreftet og når.

10. Norsk rett

Vilkårene følger norsk rett. Uenigheter forsøker vi å løse i minnelighet; verneting er Salten og Lofoten tingrett.

Personvernerklæring for Assistia-portalen

Versjon 1.3 · gjelder fra 28. august 2026 · Assistia AS

Assistia AS er et godkjent bemanningsforetak som formidler vikarer til barnehager. For å gjøre den jobben må vi behandle personopplysninger om deg. Her står det hvilke, hvorfor, hvor lenge og hva du kan kreve.

Vi selger ikke opplysninger om deg, og vi deler dem ikke med noen som ikke trenger dem for å levere tjenesten.

1. Hvem er ansvarlig

Assistia har ikke personvernombud. Spørsmål om personvern går direkte til daglig leder på adressen over.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Er du vikar hos Assistia:

• Navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-postadresse
• Kontonummer, stillingsprosent, timelønn og lønnsutbetalinger
• Kompetanse, utdanning, arbeidserfaring, kurs, sertifikater, CV og den presentasjonen du selv skriver
• Bilde, dersom du har samtykket til det
• Arbeidsavtaler, andre avtaler, ansattkort, signaturer, godkjenninger og tidspunktet de ble gitt. Signerer du et dokument i portalen, lagres i tillegg IP-adressen forespørselen kom fra, nettleseren du brukte og en sjekksum av dokumentet — se avsnittet om signaturbevis nedenfor
• Oppdrag du har hatt, timer du har ført og godkjent, og når du har sagt at du er ledig eller opptatt
• Tilbud du har fått, om og når du svarte ja eller nei, og om tilbudet ble stående ubesvart, utløp, ble trukket eller ble erstattet
• Opplysninger som brukes i bemanningen, blant annet favoritter, matchesperrer, onboardingstatus og relevante interne notater
• At politiattest er fremvist og kontrollert, og datoen den ble kontrollert. Selve attesten lastes aldri opp og lagres ikke.
• Ved fravær: om det gjelder egen sykdom, sykt barn eller annet fravær, første og siste fraværsdag, planlagte arbeidsdager og eventuelt klokkeslettet du forlot en vakt
• Ved egen sykdom: om fraværet er dokumentert med egenmelding eller sykmelding, sykmeldingsgrad, kontroll- og oppfølgingssteg og om NAV har innvilget fritak fra arbeidsgiverperioden
• Opplysninger og beregninger som trengs for sykepenger og omsorgspenger, blant annet grunnlag, dager, årsgrense, godkjenning, status og mottatt refusjon
• Opplysninger vi må ha for å dokumentere at lovkrav er oppfylt: arbeidsavtale, opplæring, forsikring og pensjon
• Navngitt driftsstatistikk som beregnes fra opplysningene over: ansettelsesdato, arbeidede og avtalte timer, utnyttelse, overtid, levert salgsverdi, arbeidsgiverkostnad, ubrukt garanti, resultat og margin, samt antall tilbud, svarutfall og median svartid
• For lovpålagt fraværsoppfølging vises også antall fraværsdager og fraværssaker, forsinkede meldinger og avbrutte vakter til autoriserte administratorer. Disse opplysningene skal ikke brukes i automatisk matching eller inngå i resultatberegningen.
• Innlogginger, vilkårsbekreftelser og teknisk logg fra portalen

Fødselsnummeret ditt ligger ikke i portalen. Det behandles i regnskapsprogrammet Fiken, som vi bruker til lønn, a-melding og faktura. Kontonummeret ditt finnes begge steder.

Vi ber ikke om diagnose, symptomer, behandling eller fritekst om helsen din. Du skal ikke skrive slike opplysninger i portalen. Hvis vi mottar dem utilsiktet, begrenser vi tilgangen og sletter dem når vi ikke har plikt eller nødvendig grunn til å beholde dem.

Jobber du i en barnehage vi leverer til:

• Navn, stilling, telefonnummer, e-postadresse på jobb og hvilken barnehage eller avdeling du tilhører
• Bestillingene du sender inn, kommentarer og filer du laster opp
• Hvem du har godkjent timer for, og når
• Avtaler, priser, signaturer og godkjenninger du gir på vegne av barnehagen
• Når du signerer en rammeavtale eller godkjenner en oppdragsbekreftelse i portalen, lagrer vi et signaturbevis: navnet og stillingen du skriver inn, initialene dine, brukerkontoen du var innlogget med, tidspunktet, IP-adressen forespørselen kom fra, nettleseren du brukte, landet IP-adressen tilhører, teksten du godtok, og en kryptografisk sjekksum av dokumentet slik det så ut da du signerte. Beviset legges også til som en egen side i PDF-en.
• Favoritter, bemanningsønsker og relevante notater om samarbeidet
• Innlogginger, vilkårsbekreftelser og teknisk logg fra portalen

Er du kontaktperson hos en mulig ny kunde:

• Navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse på jobb
• Virksomhetens navn og organisasjonsnummer, hvor vi fant kontaktopplysningene, status for dialogen, neste oppfølging og relevante notater fra kontakten

Opplysningene kan komme fra deg, arbeidsgiveren din, en annen kontaktperson i virksomheten eller offentlige virksomhetsregistre og nettsider. Dersom vi ikke fikk dem fra deg, gir vi deg denne informasjonen senest ved første kontakt.

Tekniske opplysninger og lagring på enheten din:

• Innloggingsøkt, bruker-ID, rolle og tilknytning til vikar eller barnehage lagres lokalt for at portalen skal virke
• Husket e-postadresse, standardtidspunkter og bufrede portalressurser kan lagres i nettleseren eller den installerte PWA-en
• Aktiverer du pushvarsler, lagrer vi push-endepunkt, abonnementets sikkerhetsnøkler, bruker-ID, rolle, tilknytning og nettleserens user-agent

Særlig om signaturbevis: IP-adressen lagres bare i forbindelse med signering og innlogging, ikke ved vanlig bruk av portalen. Vi bruker den ikke til å følge deg, måle atferd eller lage profiler. Den står der av én grunn: at en signatur skal kunne dokumenteres i ettertid dersom noen bestrider at avtalen ble inngått. Sjekksummen er et tall som er regnet ut fra selve dokumentfilen, og gjør det mulig å vise at dokumentet ikke er endret etter at du signerte det.

3. Hvorfor vi behandler dem, og hva vi bygger det på

De to formålene som uttrykkelig bygger på samtykke, er frivillige. Du styrer dem selv under Profil, og kan trekke samtykket når som helst. Det får ingen negative følger for arbeidsforholdet ditt.

Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Vi vurderer da behovet vårt opp mot din situasjon. Behandling som er nødvendig for arbeidsavtalen eller følger av lov, kan ikke velges bort så lenge behovet består.

3b. Særlig om fravær og helseopplysninger

At du er sykmeldt og med hvilken grad, regnes som en helseopplysning også når vi ikke vet hvorfor du er syk. Vi begrenser behandlingen til det som er nødvendig for arbeidsgiverens plikter:

• Vi registrerer fraværstype, datoer, planlagte arbeidsdager, eventuelt tidspunkt for avbrutt vakt, dokumentasjonstype, grad og nødvendige kontroll- og oppfølgingssteg.
• Ved omsorgsdager registrerer vi bare det som trengs for å beregne og dokumentere retten til omsorgspenger. Barnets navn, diagnose og andre opplysninger om barnet skal ikke registreres.
• Har NAV innvilget fritak fra arbeidsgiverperioden, registrerer vi at fritak er gitt og hvilken periode vedtaket gjelder, men ikke årsaken.
• Vi ber ikke om diagnose, symptomer eller behandling. Sykmeldinger og legeerklæringer skal ikke lastes opp i portalen.
• Fraværsdetaljer og beregninger er bare tilgjengelige for autoriserte administratorer med tjenstlig behov.
• Barnehagen får bare den operative informasjonen den trenger: vikarens navn, dato eller vakt som er berørt, fraværsstatus og eventuell erstatter. Barnehagen får ikke fraværstype, årsak, dokumentasjon, sykmeldingsgrad eller andre helsedetaljer.

4. Hvem opplysningene deles med

• Barnehagen får opplysninger om vikaren som er nødvendige for å bestille og gjennomføre oppdrag: navn, kompetanse, presentasjon, relevant erfaring, planlagte vakter og godkjente timer. Bilde og ansattkort vises bare når vikaren har samtykket.
• Vikaren får nødvendige opplysninger om kunden og oppdraget: barnehage, adresse, avdeling, arbeidstid, praktisk informasjon og kontaktperson med telefonnummer.
• Autoriserte personer i Assistia får tilgang etter rolle og tjenstlig behov. En vikar får ikke se en annen vikars private opplysninger.
• Leverandørene i punkt 5 behandler de opplysningene som er nødvendige for sin avgrensede del av tjenesten.

5. Hvem behandler opplysningene for oss

Vi bruker leverandører til å drifte tjenesten. De får bare opplysningene som er nødvendige for oppgaven. Der leverandøren er databehandler, bruker vi databehandleravtale og krever at opplysningene ikke brukes til egne formål.

Twilio er satt opp med sin irske region, slik at telefonnummer og meldingstekst behandles der. Mobiloperatøren som leverer meldingen til telefonen din, behandler den etter sine egne regler.

Velger du å åpne en oppdragsadresse i Google Maps, sendes adressen og vanlig teknisk nettverksinformasjon direkte til Google etter Googles egne personvernvilkår.

6. Overføring utenfor EØS

Hoveddatabasen, nettsiden, SMS-tjenesten og regnskapet ligger i EU eller Norge. Anthropic og Resend behandler opplysninger i USA, Google kan behandle opplysninger i EU og USA, og globale nett- og push-tjenester kan behandle tekniske nettverksopplysninger utenfor EØS.

Når en leverandør overfører personopplysninger utenfor EØS, bruker vi et gyldig overføringsgrunnlag, som EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser eller EUs personvernrammeverk for USA, og nødvendige tilleggstiltak. Du kan be oss om informasjon om grunnlaget for en bestemt leverandør.

Fraværsdetaljer, helseopplysninger og opplysninger om politiattest sendes ikke til Anthropic, Resend eller Google. De blir liggende i databasen i EU.

7. Hvor lenge vi lagrer

8. Maskinelle forslag og automatisk tildeling

Assistia bruker et program som leser vaktplaner, foreslår aktuelle vikarer og lager utkast til meldinger. Forslaget og utsendelsen godkjennes av en ansatt før et målrettet tilbud sendes.

Når en ansatt velger å publisere en vakt under Ledige vakter, skjer selve tildelingen automatisk: systemet kontrollerer blant annet onboardingstatus, kompetansekrav, kontrollert politiattest, tilgjengelighet, fravær, overlappende vakter og aktuelle arbeidstidsgrenser. Den første som oppfyller kravene og aksepterer, får vakten bindende. Du kan kontakte Assistia og be om manuell kontroll dersom du mener systemet har brukt feil opplysninger eller resultatet er uriktig.

Forslag til aktuelle vikarer kan lages med en språkmodell fra Anthropic i USA. Da sendes barnehagens navn, dato, klokkeslett, avdeling, kompetansekrav og navn på aktuelle kandidater med en poengsum. Dersom en ønsket vikar ikke er aktuell, kan en kort generell årsak sendes, for eksempel at personen er opptatt.

Vi sender ikke fødselsdato, kontonummer, adresse, lønn, diagnose, sykmeldingsgrad, fraværsdetaljer eller opplysninger om politiattest til språkmodellen. Anthropic bruker ikke opplysningene til å trene modeller på våre data.

Skjermbilder, vaktplaner eller tekst som legges ved en bestilling, kan sendes til Anthropic for å lese ut bestillingsopplysninger. Kildematerialet slettes etter at behandlingen er ferdig.

9. Rettighetene dine

• Innsyn — få vite hva vi har om deg, og få en kopi
• Retting — få rettet noe som er feil eller ufullstendig
• Sletting — få slettet opplysninger vi ikke lenger trenger, og som vi ikke er pålagt å beholde
• Begrensning — be oss stanse behandlingen mens en sak avklares
• Dataportabilitet — få opplysningene du har gitt oss i et vanlig filformat
• Innsigelse — protestere mot behandling vi bygger på berettiget interesse
• Trekke samtykke — slå av de frivillige valgene når som helst, uten at det får følger

Send en e-post til tore@assistia.no. Du får svar innen én måned.

10. Sikkerhet

Opplysningene ligger i en database i EU med rolle- og radbasert tilgangsstyring. Vikarer ser egne opplysninger og nødvendige oppdragsdata. Barnehager ser data om egen virksomhet og de vikarene de bestiller eller har på oppdrag. Autoriserte personer i Assistia får tilgang etter tjenstlig behov. Innlogging skjer med engangslenke eller engangskode, og trafikken er kryptert.

Fødselsnummeret behandles i Fiken og ligger ikke i portalen. Selve politiattesten lagres ikke; vi registrerer bare at den er kontrollert og kontrolltidspunktet. Vi har ikke egne felter for diagnose eller symptomer, og slike opplysninger skal ikke registreres i fritekst eller vedlegg.

Fraværsdetaljer og etterlevelsesopplysninger er tilgjengelige bare for autoriserte administratorer med tjenstlig behov. Barnehagen får bare den avgrensede operative fraværsinformasjonen som er beskrevet i punkt 3b.

11. Klage

Mener du vi behandler opplysninger om deg feil, si først fra til oss. Du kan uansett klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo — datatilsynet.no.

12. Endringer

Endrer vi denne erklæringen, får du et nytt versjonsnummer opp neste gang du åpner portalen. Da må du bekrefte at du har lest den nye teksten. Vi tar vare på hvilken versjon du har bekreftet og når.

Bruksvilkår versjon 1.1 · Personvernerklæring versjon 1.3 · Sist endret 25. august 2026